Electronic Signature software: purchase guide
Conseils sur la signature électronique
Le logiciel de signature électronique permet aux utilisateurs de rassembler des signatures sur des documents partagés par voie électronique, en éliminant la nécessité de documents physiques pour enregistrer des signatures manuscrites.
Ce logiciel facilite la distribution de documents légalement sensibles pour la collecte de signatures électroniques. Les organisations utilisent le logiciel de signature électronique pour chiffrer les documents, tels que les contrats de vente ou les documents d'emploi, pour lesquels des signatures de clients, d'employés ou de partenaires sont souvent requises. Un logiciel de signature électronique permet donc une meilleure collaboration.
Le logiciel de signature électronique s'intègre souvent avec des applications tierces, y compris les ventes, les suites ERP, CRM, de gestion des ressources humaines et de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Cela afin de faciliter les efforts de devis, de contrat et de gestion des fournisseurs. Les normes de sécurité intégrées qui répondent aux exigences légales locales et fédérales simplifient encore le processus d'échange de documents juridiques et garantissent la légitimité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de signature électronique ?
Définition
Contrats et avenants signés en quelques secondes par un collaborateur qui ne se trouve pas dans votre bureau, c’est possible ! Découvrez les nombreuses fonctionnalités des logiciels de signature électronique. Avec une authentification forte et un archivage à valeur probante, la dématérialisation des documents est une véritable révolution dans l’automatisation de certaines démarches. Transmettez électroniquement vos documents et pièces justificatives en quelques secondes et sans aucun risque pour la sécurité des systèmes d’information avec les logiciels de signature électronique.
Comment ça marche ?
Chaque demande de signature électronique est paramétrable afin d’en définir le niveau de sécurité et l’authentification :
- Les documents sont envoyés par e-mail ou font l’objet d’une notification qui invite le destinataire à signer.
- L’individu appose une signature électronique sur le document électronique.
- Le contrat vous est automatiquement renvoyé une fois signé.
Les signataires peuvent avoir accès aux informations grâce à une gestion électronique et un archivage des documents. Facture électronique, devis, bulletin de paie, bons de commande, réduisez le support papier au sein de votre entreprise et arborez une image éco-responsable grâce à la dématérialisation des documents de votre entreprise. Oubliez les signatures manuscrites qui vous font perdre du temps !
Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de signature électronique ?
Pour la gestion électronique des documents et la signature en ligne, faites le choix d’un logiciel performant et surtout d’une dématérialisation avec autorité de certification. Vérifiez qu’il est doté de certaines fonctionnalités :
- La génération automatique de vos contrats pré remplis ;
- La signature avec certification qualifiée ;
- L’envoi de notifications et de rappels sur la messagerie électronique du signataire ;
- Un niveau de signature paramétrable ;
- L’archivage électronique automatique et la gestion documentaire simple et rapide ;
- Un coffre électronique attribuable à chacun de vos collaborateurs ;
- La piste d’audit fiable avec traçabilité des différentes étapes de traitement du document ;
- L’évolutivité de votre solution logicielle ;
- La digitalisation des échanges entre RH et collaborateurs.
Bénéficiants de la transformation numérique, les derniers logiciels de signature électronique incluent la reconnaissance biométrique dans le workflow de signature. L’utilisation d’empreintes digitales réduit considérablement les problématiques de cybersécurité.
Qui utilise un logiciel de signature électronique ?
Le logiciel de signature numérique facilite tous les processus de signature aussi bien pour les démarches internes que pour les transactions réglementées. Face à l’économie numérique et la digitalisation de la société, ces solutions informatiques conviennent aussi bien pour les grandes structures que pour les petites et moyennes entreprises.
Pourquoi utiliser un logiciel de signature électronique en entreprise ?
L’utilisation d’un logiciel de signature électronique et de la certification numérique vous assure un gain de temps en supprimant les documents papiers, scannés, ré-imprimés, re-scannés, etc. Cependant, ils présentent quelques inconvénients.
Avantages
- La rapidité de traitement et la diffusion de vos documents sous format électronique ;
- La dématérialisation fiscale en accord avec la directive européenne ;
- Le certificat numérique à la même valeur qu’une signature manuscrite ;
- Plus de sécurité dans les échanges par voie électronique et la signature d’un document d’un tiers de confiance ;
- De réduire les coûts liés au traitement des documents version papier ;
- L’automatisation de l’archivage électronique de vos documents RH ;
- Un travail collaboratif plus simple et la centralisation de vos informations ;
- La simplification des processus et plus de confort afin d’échanger vos données ;
- Une stratégie globale de transformation digitale et l’image d’une entreprise innovante ;
- La réduction des déplacements nécessaires pour récupérer des documents signés en version papier.
- Un support idéal pour la télévente ou le commerce sans point de vente.
- Une approche RSE bénéfique pour l’environnement.
Inconvénients
- Attention aux failles de sécurité qui pourraient entraver la confidentialité de vos contrats ou risquer une usurpation d’identité.
- Un document signé peut être facilement falsifié par des individus malveillants.
Comment choisir un logiciel de signature électronique ?
Le logiciel de signature électronique peut être proposé en mode SaaS ou en installation interne. Les deux solutions de dématérialisation possèdent des avantages et des inconvénients.
Le Saas :
- Une rapidité d’installation et une plus grande flexibilité grâce à la possibilité d’évoluer ;
- Un accompagnement par un service technique pour toute question ou dysfonctionnement ;
- La possibilité de consulter vos données où que vous soyez pour peu que vous ayez une connexion Internet ;
- Un échelonnement de vos dépenses car les prestataires de services en mode SaaS proposent souvent des abonnements mensuels et des offres variées ;
- La performance des outils d’archivage numérique et de signature électronique ;
- Une démarche plus responsable avec un besoin moins important de matériel informatique.
Le logiciel en interne :
- La sécurisation des données qui sont stockées sur vos propres serveurs ;
- Un budget fixe car le mode SaaS peut engendrer un coût plus important sur le long terme et les applications supplémentaires sont souvent très coûteuses.
- Un logiciel qui vous appartient contrairement au mode SaaS qui peut être périlleux si vous ne sélectionnez pas un prestataire de service sérieux.
Sécurisez la signature de vos documents numériques en choisissant un logiciel de gestion électronique des documents ! Assurez également l’archivage numérique et la possibilité d’avoir un coffre-fort électronique pour y conserver contrats, bulletins de paie et tout autre document dématérialisé !
